Tout comme nous programmons des contrôles de santé réguliers pour nous-mêmes et des révisions d’entretien de nos véhicules, il est crucial d’effectuer des contrôles de santé réguliers pour votre (vos) système(s) informatique(s). Ces contrôles sont essentiels pour vérifier si le système actuel est toujours adapté à nos besoins. Cependant, les entreprises négligent souvent la nécessité de procéder à des évaluations régulières de leurs systèmes ERP, car le processus peut être décourageant.
Avec plus de 20 ans d’expérience dans l’optimisation des systèmes informatiques pour les transformateurs de verre, Synerglass-Soft a transformé les opérations de nombreux clients. Nos experts industriels abordent souvent les transformateurs de verre avec des besoins et des problèmes uniques. Malgré ces différences, un point commun émerge : ils reconnaissent les inefficacités des systèmes informatiques et des outils disparates, mais n’ont pas de feuille de route claire pour les résoudre. Il est donc important de vérifier si votre système informatique correspond aux besoins de votre entreprise ou s’il est temps d’envisager une autre solution.
Cet article se veut un guide complet. Il vous fournira une liste de contrôle étape par étape pour évaluer la santé de votre système informatique, vous permettant ainsi d’identifier les inefficacités et de prendre des décisions de mise à niveau en connaissance de cause.
6 étapes pour vérifier l’état de santé de votre système informatique
Étape 1 : Identifier les capacités de votre système informatique
Comprendre les capacités de votre système informatique actuel est la première étape pour déterminer son efficacité.
Votre ERP doit rationaliser, optimiser et automatiser les opérations, réduire les erreurs et améliorer l’accès aux données depuis n’importe quel service de votre entreprise. En outre, dans l’environnement de travail à distance d’aujourd’hui, l’accès à votre système ERP depuis n’importe quel endroit est important pour une prise de décision rapide et la flexibilité des opérations.
Pour vous aider à évaluer la situation actuelle de votre système ERP, posez-vous des questions clés, telles que
- Votre ERP peut-il gérer tous les types de commandes, y compris les formes spécifiques ?
- Existe-t-il des cas de double recodage ou des erreurs dans la saisie des commandes au sein de votre processus de production, à la table de découpe ou dans le système comptable, par exemple ?
- Pouvez-vous accéder à votre système à distance depuis n’importe quel endroit ?
Par exemple : « Si vous recevez une commande pour une pièce de verre de forme personnalisée, votre système ERP doit la traiter de manière transparente, sans nécessiter d’intervention manuelle ou de double saisie de données à différentes étapes. Si les employés doivent saisir à nouveau les détails de la commande à la table de découpe ou dans le système comptable, c’est un signe d’inefficacité «
Étape 2 : Veiller à ce que votre système ERP améliore l’efficacité
Une fois que vous avez évalué votre système ERP actuel, vous devez vous assurer qu’il améliore l’efficacité.
Dans l’industrie du traitement du verre, l’efficacité consiste à faire plus avec moins, c’est-à-dire à optimiser les ressources disponibles pour minimiser les déchets et maximiser la productivité. Votre système ERP devrait vous aider à gagner du temps et à optimiser les flux de travail, réduisant ainsi les coûts opérationnels et améliorant la productivité globale.
Pour déterminer si votre système ERP répond à ces objectifs, vous devez vous demander s’il fournit des données et des analyses en temps réel pour permettre une prise de décision rapide et éclairée. Un système ERP efficace qui permet de gagner du temps et de réduire les coûts de main-d’œuvre améliorera directement vos résultats.
Pour vous aider, posez-vous les questions suivantes :
- Votre personnel d’encodage gagne-t-il du temps lors de la saisie des commandes avec le système actuel ?
- Votre système actuel permet-il de traiter davantage de commandes par heure ou le processus reste-t-il lent et compliqué malgré le système en place ?
- Votre système peut-il gérer la complexité de vos processus de production, y compris les commandes personnalisées et les formes de verre spécifiques, sans intervention manuelle ?
En effet, un système ERP efficace doit automatiser les tâches de routine telles que le traitement des commandes et l’établissement des rapports financiers. Si votre équipe passe trop de temps à gérer manuellement ces tâches, il se peut que votre système ERP ne soit pas à la hauteur.
Après avoir défini vos éléments opérationnels essentiels, il est important de veiller à ce que votre système ERP s’intègre harmonieusement aux autres outils et machines.
Étape 3 : Évaluer les capacités d’intégration
L’intégration transparente des machines, des systèmes et des outils de travail est essentielle à la cohésion des opérations. L’utilisation de systèmes disparates et le manque d’intégration avec les machines de production peuvent entraîner des inefficacités redondantes et du travail manuel. Vous devez donc évaluer les capacités d’intégration de votre système ERP en vous posant la question suivante:
- Votre ERP s’intègre-t-il de manière transparente aux systèmes, machines de production et outils commerciaux existants ?
Par exemple : « L’un de nos clients a constaté une réduction de 30 % des erreurs manuelles après avoir intégré son ERP à ses machines de production. Si votre système ERP ne communique pas avec vos tables de découpe du verre, les employés peuvent être amenés à saisir manuellement les données ERP dans les machines, ce qui augmente le risque d’erreurs et de retards. «
L ‘intégration avec d’autres outils commerciaux tels que les systèmes de gestion de la relation client (CRM) et les logiciels financiers, ainsi qu’avec les machines de production, garantit un flux d’informations unifié entre les départements.
Une fois que vous vous êtes assuré que votre ERP s’intègre bien à d’autres systèmes, réfléchissez à la manière dont il soutiendra votre entreprise au fur et à mesure de sa croissance.
Étape 4 : Vérifier l’évolutivité
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et évolue, votre système ERP doit lui aussi évoluer. La question que vous devez vous poser est donc simple :
- Votre système ERP actuel peut-il s’adapter à la croissance et à l’évolution de votre entreprise ?
Imaginez le scénario suivant : « Votre entreprise remporte un contrat important qui augmente considérablement votre volume de production ».
Un système ERP évolutif gérera la charge de données accrue et les utilisateurs supplémentaires sans compromettre les performances. Il doit également s’adapter aux nouvelles fonctionnalités et aux nouveaux modules à mesure que votre entreprise diversifie son offre de services, qu’il s’agisse d’un nouveau type de verre que vous commencez à produire ou d’une nouvelle ligne de production que vous ajoutez à votre usine. En investissant dans un ERP évolutif, vous pouvez vous assurer que votre système restera un atout précieux au fur et à mesure que votre entreprise se développera.
En gardant l’évolutivité à l’esprit, il est temps d’évaluer votre infrastructure informatique afin de déterminer la meilleure option de déploiement pour votre système ERP.
Étape 5 : Évaluer votre infrastructure actuelle (en nuage ou sur site, ou autre)
Lors de l’évaluation de votre système ERP, il est essentiel d’évaluer votre infrastructure informatique actuelleet de déterminer si elle correspond à vos besoins opérationnels et à vos objectifs. Le choix entre une infrastructure en ligne, sur site ou d’autres solutions informatiques dépend de vos besoins spécifiques en matière de flexibilité, de contrôle et de budget. Pour vous aider à évaluer votre infrastructure actuelle, posez-vous les questions suivantes:
- Votre infrastructure actuelle offre-t-elle la flexibilité et l’évolutivité dont vous avez besoin ?
- Vous privilégiez le contrôle de vos données (infrastructure basée sur un serveur) ou vous avez besoin d’un accès plus facile et d’une maintenance réduite (infrastructure basée sur l’informatique en nuage) ?
- Quelles sont vos contraintes budgétaires pour l’investissement initial et la maintenance continue ?
Chaque solution présente des avantages et des inconvénients, il est donc important de peser soigneusement le pour et le contre en fonction de chacune des caractéristiques :
Infrastructure en nuage
Une solution ERP basée sur le cloud vous permet de vous développer rapidement, d’effectuer des mises à jour facilement et de réduire les coûts d’infrastructure informatique. Cela peut s’avérer particulièrement avantageux si votre entreprise possède plusieurs sites ou prévoit de se développer rapidement. Elle vous permet également d’accéder à vos données à tout moment et en tout lieu, pour autant que vous disposiez d’une connexion Internet.
Infrastructure sur site
En revanche, un système ERP sur site offre un meilleur contrôle de vos données et peut être préférable si vous avez des exigences strictes en matière de sécurité des données. Cependant, l’accès à vos données est limité.
Étape 6 : Évaluer le coût total de possession et le retour sur investissement
Enfin, pour comprendre l’impact financier de votre système ERP, il faut évaluer le coût total de possession et le retour sur investissement.
Au-delà du coût d’achat initial, le CTP inclut toutes les dépenses liées à la durée de vie du système. L’évaluation du retour sur investissement vous aide à comprendre la valeur à long terme et les avantages financiers du système. Pour ce faire, posez-vous des questions d’ordre financier, telles que :
- Avez-vous amorti l’investissement dans l’ERP sur la période habituelle de sept ans ? Ou cela a-t-il pris plus de temps ?
- Les économies annuelles sont-elles suffisantes pour justifier les coûts initiaux et permanents ?
- Le système ERP continue-t-il à apporter une valeur ajoutée à mesure que notre entreprise se développe et s’adapte aux nouvelles exigences du marché ?
Si une solution ERP moins chère peut sembler attrayante au départ, des coûts élevés de personnalisation et de maintenance peuvent entraîner un coût total de possession plus élevé.
D’autre part, un ERP dont le coût initial est plus élevé mais dont les dépenses courantes sont moindres peut offrir un meilleur retour sur investissement grâce à l’amélioration de l’efficacité et à la réduction des coûts d’exploitation.
Est-il temps d’adopter un nouveau système ERP ?
Après avoir franchi ces étapes, vous devriez avoir une vision globale de l’état de santé de votre système ERP et de son adéquation avec les besoins de votre entreprise.
D’une part, d’après vos réponses aux questions, il semble que votre système actuel soit adapté à votre entreprise. D’autre part, il peut mettre en lumière des problèmes potentiels et il est peut-être temps d’envisager de passer à une nouvelle solution ERP.
Un système informatique obsolète ou inefficace peut freiner votre activité et vous empêcher d’atteindre votre plein potentiel. Dans ce cas, explorer de nouvelles options telles que Symbiose, StarterPro ou d’autres systèmes sur le marché pourrait être une décision judicieuse.
En veillant à ce que votre système ERP corresponde à vos besoins, s’intègre bien aux systèmes existants, soit évolutif, respecte votre budget et offre un bon retour sur investissement, vous pouvez positionner votre entreprise de traitement du verre sur la voie de la croissance et de l’efficacité.
Évaluez soigneusement vos options et passez à l’étape suivante en optimisant vos processus d’entreprise grâce à une solution ERP moderne et efficace. N’attendez pas – faites en sorte que votre système informatique soit un atout puissant pour votre entreprise. Contactez-nous à l’adresse info@synerglass-soft.com pour découvrir comment nos systèmes ERP peuvent révolutionner vos activités.